Verwaltungsvorgänge sind komplexe Prozesse, bei denen der Bürger sowie verwaltungsinterne und -externe Stellen Informationen austauschen und faktenbasierte Entscheidungen treffen müssen. Die bisherige papierbasierte Arbeit wird dabei von allen Beteiligten als nicht mehr zeitgemäß empfunden.
Mit caredo® gelingt Ihnen der Umstieg in die digitale Verwaltungsarbeit. Dabei kann der Grad der Digitalisierung frei gewählt werden und die Konfiguration des Systems individuell erfolgen.
In caredo® werden Verwaltungsvorgänge als flexible Prozesse modelliert. Ein Prozess ist dabei eine Folge von Aufgaben, die durch interne oder externe Personen ausgeführt werden.
Für jede Aufgabe werden die für die Bearbeitung benötigten Dokumente automatisch in einer Arbeitsmappe zur Verfügung gestellt und mit einer Aufgabenstellung versehen. So ist der Einstieg in die Bearbeitung auch in Vertretungssituationen leicht möglich.
Innerhalb Ihrer Behörde können unterschiedliche Maßnahmen verschiedene Prozesse durchlaufen. Ebenso kann ein Verwaltungsvorgang für den Bürger eine andere Aufgabenabfolge durchlaufen als für die Sachbearbeitung. Die Vergleichbarkeit unterschiedlicher Abläufe wird erhöht.
Der automatisierte Austausch von Daten mit Drittsystemen ist für eine effiziente Verwaltungsarbeit essenziell. Daher verfügen alle Module von caredo® über standardisierte Schnittstellen für Empfang und Weitergabe von Daten nach außen.
Viele typische Drittsysteme (HKR, DMS, u. Ä.) können so direkt genutzt werden. Für individuelle Schnittstellen sind Adapter-Implementierungen leicht möglich.
Durch die Verzahnung aller IT-Systeme der Landschaft entfallen nicht nur zeitintensive Portierungsarbeiten, auch ungenutzte Potenziale der Auswertung und der Unterstützung der Entscheidungsfindung entstehen.
Sowohl Bürgerportal als auch Sachbearbeitung sind im Client-Server-Modell entworfen. Somit reicht für den Zugriff auf die Anwendungen ein beliebiger Webbrowser und eine Internetverbindung. Damit ist auch die Arbeit auf Tablet und Smartphone leicht möglich.
Die Sachbearbeitung kann dabei natürlich auch nur im Intranet zur Verfügung stehen, wenn ein externer Zugriff nicht zulässig ist.
caredo® wird mit Java EE realisiert. Durch Nutzung dieser Basisarchitektur können z. B. Bibliotheken von Drittherstellern jederzeit genutzt werden. Durch die so verfügbare kostenlose Basis und eine breite Auswahl können so zusätzliche Lizenzkosten minimiert oder ganz vermieden werden.
Damit kann auch serverseitig flexibel gearbeitet werden. Eine Nutzung verschiedener Middlewares und Datenbank-Managementsysteme ist damit kein Problem. So können auch bestehende Serverstrukturen (etwa für den Webauftritt der Stadt) und ggf. damit verbundene Betriebskonstellationen mitgenutzt werden.
Über die Dokumentkonfiguration von caredo® können flexibel spezifische Layouts für verschiedene Nutzungsszenarien wie etwa ein eher kleines Smartphone-Display aber auch seh- und sonstige Einschränkungen umgesetzt werden.
Zudem generiert caredo®-HTML5-Code aus den Konfigurationsdateien, wodurch die bestmögliche Unterstützung aller Geräte erreicht wird.
Mit caredo® kann auch die Kommunikation durch und mit dem Bürger effizient digitalisiert werden. Dazu stellt caredo® ein eigenes Bürgerportal mit elektronischer Antragstellung zur Verfügung.
Durch die Verwendung elektronischer Dokumente sind dabei bereits bei der Antragstellung konfigurierbare Plausibilisierungsregeln und Berechnungen möglich, sodass sowohl der Antragsteller bei der Dokumenterstellung effizient unterstützt wird als auch vermeidbare Nachfragen wegen unvollständiger oder widersprüchlicher Dokumente und Anlagen vermieden werden.
Im Prozess benötigte Folgedokumente (z. B. Mittelabrufe, Verwendungsnachweise) können ebenso effizient und termingerecht erstellt werden.
Die wichtigste Informationseinheit in caredo® sind Dokumente. Dabei können sowohl elektronische Dokumente als auch unstrukturierte Dokumente (wie eingescannte Papierdokumente oder beliebige elektronisch übermittelte PDF-Dokumente) verwaltet werden.
Für die Weitergabe etwa an den Bürger können elektronische Dokumente in PDF-Dokumente oder andere Formate gewandelt werden.
Dokumente werden zu Vorgängen und Vorgänge zu Akten zusammengefasst. Entsprechende Aktenpläne und Aktenplanschlüssel können durch Sie konfiguriert werden, sodass bestehende Bildungsvorschriften abgebildet werden können.
caredo® erlaubt eine individuelle Konfiguration Ihrer Fachlichkeit in gängigen Office-Anwendungen wie etwa Microsoft Excel.
Nach der Bearbeitung der Konfigurationsdateien werden diese durch caredo® zum Zeitpunkt der Benutzung interpretiert, sodass eventuelle Anpassungen „im laufenden Betrieb“ möglich sind. Damit kann die Erstellung und Wartung des Fachverfahrens auch durch Sie selbst erfolgen.
caredo® ist streng modular aufgebaut. Einzelne Module können flexibel zu einem Gesamtsystem kombiniert werden. Somit kann die für Ihr Nutzungsszenario bestmögliche Lösung leicht und kostengünstig hergestellt werden.
So kann etwa auch ein vorhandenes Bürgerportal für die Antragstellung genutzt werden oder die Speicherung und Archivierung von Dokumenten einem bestehenden Dokumenten-Managementsystem übertragen werden. caredo® kann aber auch völlig autark betrieben und genutzt werden.
Dieses Whitepaper listet die wichtigsten technischen und fachlichen Funktionalitäten von caredo® auf, nennt praktische Nutzungsszenarien und zeigt den erzielbaren Mehrwert durch den Einsatz des IT-Systems auf.
caredo® richtet sich an Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung, die von papierbasierter auf digitale Verwaltungsarbeit umstellen wollen. Mit caredo® steht dazu eine flexible und modulare Gesamtlösung zur Verfügung, die eine vollständige IT-Unterstützung beliebiger Verwaltungsvorgänge ermöglicht.
Qualitätssteigerung, Effizienz und Transparenz. Der Stand jedes Verfahrens ist jederzeit leicht und auch für den Bürger einsehbar.
Rechtssichere Prozessdokumentation. Historische Datenbestände werden gesichert und auch die Änderung der Systemkonfiguration wird protokolliert.
Erhöhung der Bürgerzufriedenheit etwa durch einfache Auskunft. Auch für die direkte Beratung am Telefon, da Akten und Sachstände jederzeit unmittelbar verfügbar sind.
Erhöhung der Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns. Im Portal ist der Status jedes Verfahrens für den Bürger einsehbar. Alle Dokumente werden für den Bürger logisch sinnhaft zusammengehalten.
Moderne Verwaltungsarbeit ohne Medienbrüche. Bereits mit der Aufnahme von Papierpost in der Poststelle kann mit caredo® der Digitalisierungsprozess beginnen.
Optimierte Nutzung personeller Ressourcen durch Wegfall monotoner Aufgaben. Der lästige Gang zum Aktenschrank oder Drucker kann in Zukunft entfallen.
caredo® arbeitet dokumentenzentriert und zeichnet sich durch eine intuitive Benutzerführung und gute Usability aus. Die nach Ihren Anforderungen erstellten Geschäftsprozesse sind verbunden mit leistungsfähigen Querschnittsfunktionen zur Ablaufsteuerung und zur intelligenten Dokumentenverwaltung. So vermeiden Sie Medien- und Prozessbrüche, verkürzen die Durchlaufzeiten und erhöhen die Informationsverfügbarkeit. Organisieren Sie Ihre Prozesse auf dem einfachen Weg, rechts- und revisionssicher und nach Ihren Regeln.
Sie suchen eine individuelle Softwarelösung, die zu Ihrer Organisation passt, aber so kostengünstig ist und schnell zur Verfügung steht wie ein Standardprodukt? Das integrierte Prozessmanagement in caredo® führt zu mehr Effizienz und Effektivität und sorgt damit für die Steigerung der Produktivität.
Kontrollmanagementsystem in Rheinland-Pfalz. Anwendungsszenario, bei dem ein rechtegesteuerter externer Zugriff auf Dokumente der Sachbearbeitung über das Portal von caredo® für Behördenmitarbeiter realisiert wurde.
Online-Portal zum Antragsdatenaustausch/-Abgleich, Antragssoftware in Thüringen. Anwendungsszenario, bei dem das Bürgerportal von caredo® Daten an eine Dritte Sachbearbeitung weiterreicht – auch dies ist dank modularer Bauweise möglich.
Online-Portal zur freiwilligen Zuschussverwaltung (Stadt Jena). Online-Antragstellung und digitale Sachbearbeitung für Bürger, Vereine und sonstige Institutionen, die von freiwilligen Zuwendungen der Stadt profitieren wollen.
Download | Success Story Stadt Jena
“Erfahren Sie, wie der Einsatz von caredo die Verwaltung positiv verändert” (PDF)
Antragsverfahren (Beschaffungsantrag, Investitionsantrag, Urlaubsantrag) für die interne Verwaltung. Auch derartige interne Abläufe können leicht und kostengünstig mit caredo® digitalisiert werden.
Mit der IBYKUS AG für Informationstechnologie setzen Sie auf einen starken Partner mit langjährigem Knowhow in der Digitalisierung der Verwaltung auf allen Ebenen des föderalen Systems (Kommune, Land, Bund, EU) in den Bundesländern: Baden-Württemberg, Bremen, Hessen, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz und Thüringen.
Vorlagen für Gesamtverfahren. caredo® bietet einsatzbereite Konfigurationen für Gesamtverfahren in Form von Mustern an. Sie können so die Ausprägung ihres Verfahrens auf Basis eines gegebenen Ablaufes starten. Die Verfahren umfassen sowohl einen konkreten Bearbeitungsablauf als auch die dafür notwendigen Dokumente.
Musterbeispiele: Projektförderung, Investitionsförderung, Institutionelle Förderung sowie hausinterne Beantragungs- und Genehmigungsvorgänge, Sitzungsdokumentation.
Vorlagen für typische Dokumente. Dokumentkonfigurationen für elektronische Dokumente wie Anträge oder Verwendungsnachweise können als einzelne Microsoft-Excel-Dateien zur Verfügung gestellt werden. Eine Konfiguration umfasst dabei verschiedene Layouts für unterschiedliche Bedürfnisse (Druck, Web, Smartphone, Screenreader o. Ä.). Ebenso werden grundlegende Plausibilisierungs- und Berechnungsregeln passend für das Dokument mitgegeben. Die Dokumentkonfiguration kann im laufenden Betrieb im Anschluss geändert werden, sodass Sie Änderungen jederzeit vornehmen und sofort testen können.
Musterbeispiele: Anträge, Prüfberichte, Nachforderungen, Bescheide, Mittelabrufe, Verwendungsnachweise, Reporte, Berichte, Ausschussdokumente.
Vorlagen für Dokumentbestandteile. Auch wenn Sie völlig spezifische Dokumente benötigen, können entsprechende Vorlagen die Erstellung eines Dokumentes begünstigen. caredo® stellt dazu Muster für typische Dokumentbestandteile zur Verfügung. Ein typisches Dokumentbestandteil ist etwa eine feste Aufzählung diskreter Werte, aus denen am Ende eine Summe gebildet werden soll. Das Muster gibt in diesem Beispiel die optische Ausgabe für Annahme und Transport der Werte, stellt sicher, dass alle Werte gegeben werden und berechnet die Summe.
Musterbeispiele: Feste Listen, freie Listen, Matrix, Stellenplan, Kostenplan, Checklisten, Finanzierungsübersichten.
Suche-Liste-Formular als Bedienprinzip
In der Sachbearbeitung müssen viele Informationen gefunden und bearbeitet werden: Dokumente in Vorgängen, Vorgänge in Akten, Akten je Antragsteller, Antragsteller pro Fördermaßnahme und vieles mehr.
caredo® stellt für all diese Recherchevorgänge zugeschnittene und konfigurierbare Suchformulare zur Verfügung, über die beliebige Selektionsbedingungen formuliert werden können. Nach Ausführung der Suche werden alle den Suchbedingungen entsprechenden Ergebnisse in einer Listendarstellung angezeigt. In der Liste kann direkt editiert oder ein Eintrag ausgewählt werden. Ein einzelner Eintrag kann in Formularansicht geöffnet und einzeln bearbeitet werden, wenn der Nutzer über die entsprechenden Rechte verfügt.
Recherche sowie Reporting dynamisch und nutzerspezifisch
In caredo® gibt es für Auswertungen drei Ansätze. Zum einen können jederzeit „live“ detaillierte Suchen für ein oder mehrere „Objektarten“ (Antragsteller, Vorgänge usw.) definiert und ausgeführt werden.
Zum Zweiten können wiederkehrende Reporte erstellt werden (statische Reports auf Knopfdruck). Die Ergebnisse sind dann auch persistierbar. So können Sie entscheiden, wann welche Auswertungen gebraucht werden.
Als Drittes können Datenvorlagen (z. B. im CSV-Format) für andere Auswertungssysteme vorbereitet werden. So sind dynamische Reports für Dritte möglich.
Die Ergebnisdarstellung aller drei Arten ist zudem jederzeit speicherbar (z. B. im CSV-Format).
Nutzer- und rollengerechte Datenaufbereitung
caredo® unterscheidet kategorisch zwischen Antragstellern und Sachbearbeitern. Antragsteller werden zusätzlich in Antragsteller und Ansprechpartner unterteilt. Die Anwendergruppen der Sachbearbeitung werden durch Ihre Konfiguration festgelegt. Dazu sind Organisationseinheiten, Mitarbeiter, Nutzer, Rollen und Rechte zu definieren.
Sachbearbeiter können in beliebige Organisationseinheiten aufgeteilt und mit Rollen und Rechten versehen werden.
Dokument-Vorgang-Akte als Ablageprinzip
Vorgaben wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung gelten auch im elektronischen Zeitalter. caredo® stellt die Einhaltung derartiger Regeln sicher, indem auch elektronisch mit dem Ablageprinzip Dokument-Vorgang-Akte gearbeitet wird.
Dabei werden durch Ihre Konfiguration organisatorische Festlegungen zu Aktenplanschlüssel, Geschäftszeichen- bildung und ähnlichen Spezifika gegeben.
Flexibler Wechsel zwischen Web- und Papierlayout
In caredo® können Sie auf Knopfdruck zwischen verschiedenen Layouts wechseln. Der Wechsel kann auch automatisch erfolgen, etwa wenn das Anzeigegerät gewechselt wird oder sich der Status eines Dokuments ändert. So kann etwa sichergestellt werden, dass durch den Bürger eingereichte Dokumente jederzeit unverändert zur Verfügung stehen und so der Sachstand zu verschiedenen Zeitpunkten nachweisbar ist.
Erfurt, 27.06.2019. Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), der Einzug von Lösungen auf der Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) und eine sich wandelnde Arbeitswelt auch in der öffentlichen Verwaltung (VUCA) prägen derzeit maßgeblich die Diskussionen rund um das Thema Verwaltungsmodernisierung. (…) weitere Informationen (externer Link)
Erfurt, 13.06.2019. Es ist ein neuer Flyer zu caredo® verfügbar. Er fasst die wesentlichen Eigenschaften auf vier Seiten zusammen. Klicken Sie hier, um den Flyer herunterzuladen (PDF, 6,95 MB)
Erfurt, 20.11.2018. Als Partner des ITnet Thüringen e. V. und Aussteller des ersten Thüringer E-Government Kongresses blickt die IBYKUS AG auf einen erfolgreichen Veranstaltungsauftakt zurück … weiterlesen
Jena/Erfurt, 18.10.2017. Insgesamt nutzen rund 430 Jenaer Vereine und Institutionen der Stadt Jena das neue Zuwendungsportal. Vereins- und Projektmitglieder können im Antragstellerportal Anträge anlegen, ausfüllen und mit Anlagen beliebigen Formats einreichen … weiterlesen
Jena/Erfurt, 30.08.2017. Das Service-Portal für die freiwilligen Zuwendungen an Vereine der Stadt Jena ist seit Kurzem online. Der Erfurter IT-Dienstleister IBYKUS AG hat die Softwareanwendung dafür konzipiert und bereitgestellt. Kulturvereine, soziale … weiterlesen
Greifen Sie auf bewährtes Know-How aus über 25 Jahren zurück. caredo® ist ein Produkt von IBYKUS, Ihrem IT-Dienstleister in Mitteldeutschland. Langfristige und vertrauensvolle Kundenbeziehungen bestehen zu Ministerien verschiedener Bundesländer, weiteren Behörden und Institutionen auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene sowie Konzernen und zahlreichen kleinen und mittelständische Unternehmen.
Gern vermitteln wir Ihnen einen Kontakt zu unseren Referenzen und stehen Ihnen selbstverständlich für ein Gespräch bereit.
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!
Die IBYKUS AG für Informationstechnologie zählt zu den führenden IT-Dienstleistern in Mitteldeutschland. Mit den Geschäftsbereichen Software, Systeme und Services bietet das Systemhaus ein umfassendes Leistungsspektrum aus einer Hand. 1990 gegründet, arbeiten heute 175 hoch qualifizierte Mitarbeiter am Hauptsitz in Erfurt und an den vier weiteren Standorten in Thüringen und Sachsen an erstklassigen IT-Lösungen für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung und handeln dabei stets getreu ihrer Mission:
Die Entwicklung flexibler Anwendungen zur Unterstützung vielfältiger Geschäftsprozesse sowie die reibungslose Integration von Hardware und Software stehen im Fokus der Geschäftstätigkeit. Schwerpunkte im Software-Bereich bilden Fachverfahren zur EU-Fördermittelverwaltung, E-Government, Business Intelligence, Personal- und Ideenmanagement. Hierfür kommen markterprobte Technologien, wie das Entwicklungswerkzeug IBYKUS AP/® und Lösungen von SAP® zum Einsatz. Zu den Leistungen des langjährigen Partners von Hewlett-Packard gehört außerdem die Bereitstellung von IT-Infrastruktur mit entsprechender Server-, Storage- und Netzwerktechnik. IBYKUS ist weiterhin Spezialist für Business Process Outsourcing (BPO) und betreibt ausgelagerte Anwendungen und Systeme seiner Kunden in den eigenen hochmodernen Rechenzentren. Auch die Implementierung von SAP®-Unternehmenssoftware sowie die SAP®-Beratung gehören zum Angebot des IT-Dienstleisters. Ein umfangreiches Schulungsangebot, die Beratung im Service-Center sowie Support-Leistungen runden das Portfolio ab.
Weitere Informationen zur IBYKUS AG erhalten Sie unter www.ibykus.de.
caredo® ist die flexible Suite zur effizienten Unterstützung Ihrer dokumentenbasierten Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. caredo® steht für „cases, records, documents“ und ist nutzerfreundlich, kostengünstig und effizient.
IBYKUS AG für Informationstechnologie
Herman-Hollerith-Str. 1
99099 Erfurt / Germany
0180-3426666
info@caredo.eu
caredo.eu
